Belge yönetimi, basılı dokümanların elektronik ortama geçirilmesi veya direkt orada hazırlanması, takip edilmesi ve PDF, Word veya JPEG gibi formatlarda saklanması için kullanılan bir sistem veya süreçtir. Belge yönetimi size vakitten ve nakitten tasarruf ettirebilir. Belge güvenliği, erişim kontrolü, merkezi depolama, denetleme geçmişi, kolaylaştırılmış arama ve bulma sağlar.
Kağıt depolama kayda değer ölçüde fiziksel alan gerektirebilir. Bir bilgi belge yönetimi platformu, farklı dokümanları daha fazla kontrol, erişim ve süreç verimliliği için entegre edebilir. Bilginin bulunması, güvenliği, yönetilmesi ve operasyonların düşük maliyeti açısından avantajlar sunar. Dahası, birçok yerde kayıt yönetimi yasal bir zorunluluk haline gelmektedir.
Dijital evrak nedir?
Evrak (belge, doküman), bir düşüncenin, yani sıklıkla kurgu dışı, bazen de kurgusal içeriklerin tezahürünün yazılı, çizili, sunulan veya ezberlenmiş temsilidir. Dijital bir evrak ise orijinal formu kağıt içermeyen, bilgisayar veya diğer cihazlarda görüntülenebilen bir belgedir. Örnek olarak PDF dosyası olarak gönderilen bir fatura verilebilir.
Elektronik belgeler ile dijital belgeler aynı şey gibi görünse de aslında değildir. Elektronik bir belge, bir bilgisayardan diğerine aktarılan durağan veriler içerir. Aktarım sırasında düzeltme veya değişiklik yaşanmaz. Bunun örnekleri e-postalar, online alışveriş fişleri ve dijital görüntülerdir.
Dijital belgeler ise daha iş birliğine açık yapıdadır. Düzenlenebilir, güncellenebilir veya iş yeri süreçlerinde kolaylıkla taşınabilir. Faturalar veya personel kayıtları gibi dijital belgelerin esnekliği onları elektronik belgelere ve tek boyutlu kağıt belgelere göre avantajlı kılar.
Dijital belge yönetimi nedir?
Dijital belge yönetimi, dokümanların elektronik formatlarda sistematik biçimde ele alınmasını, saklanmasını ve bulunmasını kasteder. Kağıt temelli sistemlerin yerine geçen dijital belgelerin düzenlenmesi, güvence altına alınması ve yönetilmesi için özelleştirilmiş yazılımların veya platformların kullanılmasını içerir. Operasyonel verimliliğin yanı sıra, yasalar ve endüstri düzenlemeleri ile uyumluluğun garantilenmesi de dijital belge yönetiminin önemli fonksiyonlarındandır.
Elektronik belge yönetiminin büyük avantajlarından bir diğeri, yönetim sürecinin kurallarını sürece yerleştirebilmenizdir. Dijitalleşme belge kontrolünün, dokümanların iç politikaya ya da dış yasal düzenlemelere uygun olarak şekilde nasıl aktarıldığının, şirketinizde belgelerin nasıl yönlendirildiğini, onaylandığını ve son olarak nasıl arşivlendiğini veya silindiğini belirler.
Bilgi ve belge yönetimi en iyi nasıl uygulanır?
Dosya yönetiminin birtakım riskleri olsa da sorunları ortadan kaldıracak ve bu görevi daha verimli hale getirecek aşağıdaki gibi pratikler de mevcuttur:
- Bir organizasyon planını takip edin: Fiziksel arşivlerini hala koruyan şirketlerde düzenli temizlik, mesela belgelerin durumunu kontrol etmek büyük önem taşır.
- Bir saklama protokolü oluşturun: Belge ve arşiv yönetiminin nasıl yapılacağına dair kurallar ve belirli kriterler oluşturun.
- Akıllı organizasyon geliştirin: Erişimin kolaylaşması ve süreçlerin belgelerle her gün çalışması gereken herkese uygun şekilde optimize edilmesi için organizasyon basit ve etkili olmalıdır.
- Belge isimlerine dikkat edin: Belge isimlerinin bir düzene bağlı kalması gerekir, yoksa belgeleri bulmak çok zorlaşır. Örneğin, Önce yıl ile başlayın, sonra ay ve varsa günü yazın, ardından da proje veya müşteri adı gelebilir.
- Yedekleme kriterlerini belirleyin: Belge yönetimine ilave güvenlik katmak için yedek kopyaların ne zaman oluşturulması ve bu kopyalara ne zaman ulaşılması gerektiğini planlayın.
Digital belge yönetim sistemlerinin avantajları
Dijital belge yönetim teknolojilerini kullanmak, dosyalama sistemlerini kolaylaştırmak isteyen şirketler için en iyi ve en yeni pratiklerden biridir. Belge yönetim uygulaması prosedürleri basitleştirir, süreçleri otomatize eder ve bürokratik konumlarda çalışan kişiler için daha fazla verimlilik sağlar.
Dijital belge yönetim çözümlerine yatırım yapmak şunları da beraberinde getirir:
- Belgelere farklı seviyelerde erişim koyma olanağı
- Fiziksel, kimyasal, çevresel ve biyolojik risklere karşı koruma
- Belgelere erişim kolaylaştığı için üretkenliğin artması
- Kağıt depolamak için gereken fiziksel alan ihtiyacının azalması
- Veri sızıntılarına karşı koruma
- Bulut temelli sistemler sayesinde belgelere her yerden erişme
- Kayda değer ölçüde maliyet azalması
Belge yönetimi aşamaları nelerdir?
Dijital belge yönetim çözümlerinde genelde dört temel aşama bulunur:
- Belgelerinizi aktarıp düzenlemek: Herhangi bir basılı kaynağı tarayarak aktarın ve bilgiyi sınıflandırma, üst veriler ve akıllı dizinleme ile düzenleyin. Böylece dokümanlarınız başka sistemlerle entegre hale gelir ve arama yoluyla bulunabilir.
- Erişim kontrolünü ayarlamak ve şeffaflığın artırmak: Mantıklı kurallar dokümanlarınızı görüntüleme yetkisi olmasını istediğiniz kişilere erişim vermenizi sağlar. Bütün belgeler dijital depoda saklandığı için bütün şirket önemli işletme bilgilerine her an ulaşabilir.
- İş birliğini kolaylaştırmak: Bütün belgeler dijital olarak saklandığı için ekipler aynı belgeye dayalı yorumlar yapabilir, yol haritası çıkarabilir veya kararlar verebilir. Bu adım çoklu belge versiyonlarının önüne geçer, hata oluşma ihtimalini azaltır ve iş birliğini kolaylaştırır.
- Tutarlı bir belge altyapısı yaratmak: Dijital belge yönetim çözümleri, ekibinizin halihazırda kullandığı işletme sistemleri, örneğin ERP veya CRM ile entegre edilebilir. Temel sistemleri birbirine entegre ederek çoklu sistemlerle çalışırken ortaya çıkabilecek sorunları azaltabilirsiniz.
Şirketinizde belge yönetimi için farklı sistemler kullanabilirsiniz. İşte bunlardan 5 tanesi:
1. PDF Guru
PDF Guru, size PDF belgelerinizde yapmak isteyeceğiniz her şey için bir araç sunan online bir platformdur. PDF oluşturma, düzenleme, dönüştürme, sıkıştırma, birleştirme, ayırma ve daha fazlası için başka bir yere bakmanıza gerek yok. Cihazdan ve işletim sisteminden bağımsız olarak internet olan her yerde ve her zaman kullanmanız mümkün.
Ayrıca, PDF formatındaki belgeleriniz kısa sürede okunamayacak kadar uzunsa onları PDF Guru’nun PDF özetleyici aracıyla herkes için daha anlaşılabilir hale getirmeniz mümkün.
2. Docuware
Dijital belge yönetimi ve otomatize iş akışı çözümleri sunar. Her boyuttaki şirket ve üretim ve parekendeden sağlık ve devlete kadar bütün büyük endüstriler için uygundur. 16 dilde mevcut olan sistem, IKEA ve Sony gibi büyük şirketler tarafından da kullanılmaktadır. Windows masaüstü cihazlarda, web tarayıcılarda ve iOS/Android mobil cihazlarda çalışır.
3. SharePoint
Microsoft’un 2003’te piyasaya sürdüğü doküman yönetim çözümü, bu alanda en yaygın kullanılanlardan bir tanesidir. Microsoft ürün ekosistemiyle entegre edilebilmesi ve listeleme becerisi onu büyük şirketlerin erişim politikaları ve kontrollerini bölümlendirmesi için idealdir. Kişiselleştirilebilir; kullanıcıların neredeyse %65’i kendi fonksiyonlarını eklemektedir.
4. Dropbox Business
Dropbox, bulut tabanlı bir dosya saklama ve iş birliği platformudur. “Business” planı şirketinizin önemli şirket bilgileri ve kullanıcı etkinliği üzerinde tamamen kontrol sahibi olmanızı sağlarken şirketinizin büyümesine yardımcı olur. Farklı takımlar arası iş birliği gerektiren organizasyonlar için idealdir. E-imza, versiyon kontrolü ve uyumluluk takibi mevcuttur.
5. Box
2005’te kurulan ve 97.000 şirket tarafından kullanılan Box, yapay zekayı akıllı içerik yönetimi sunmak için kullanır. Her boyuttaki organizasyon ve her endüstri için uygundur. Bulutta yer alan platform masaüstü ve mobil uygulamalarla sınırsız saklama alanı sunar. 1500’den fazla uygulamayla entegre edilebilir.
Sonuç
Fiziksel belgeleri dijital ortama taşımak modern bir şirketin iş akışının olmazsa olmaz bir parçası haline gelmiştir. Bu işlemi zamandan, mekandan ve maliyetten tasarruf ederek yapmak için belge yönetim sistemlerinden yararlanmak şarttır. Profesyonel bilgi ve belge yönetimi, organizasyonların gelişmesine büyük katkılarda bulunacaktır. Buna yönelik doğru aracı seçmek ise sizin elinizde.
Kaynak: Bülten
