e-Arşiv fatura programı, faturaların dijital ortamda muhafaza edilmesi gereken durumlarda kullanılır. Özellikle ticari ilişkiler içerisinde olan kurumlar; fatura oluşturmak, göndermek ve saklamak için e-Arşiv fatura programını tercih eder. Yasal olarak mal ve hizmet sağlayıcı pek çok kurumun, oluşturduğu faturaları bir süre arşivleme zorunluluğu bulunur. Ayrıca bazı müşteriler de faturanın basılı bir kopyasını talep edebilir. Bu durumda işyeri sahipleri için oldukça zahmetli bir iş yükü doğar.
Fatura oluşturma ve arşivleme zahmetini minimum seviyeye indiren e-Arşiv programı, faturalarınızı güvenilir bir ortamda muhafaza etmenizi sağlar. e-Arşiv programının temel koşulları Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenir. Üstelik yasalar gereğince oluşturduğunuz faturaların Gelir İdaresi Başkanlığına sunulması gerekir.
e-Arşiv fatura programı, ticari faaliyet içinde olduğunuz son müşteriye gönderdiğiniz fatura türüdür. Bu yönüyle e-Fatura programından ayrılır. Müşteriyi bilgilendirmek amacıyla gönderilen e-Arşiv faturaları SMS ya da e-Posta aracılığıyla iletilebilir. Bu sayede müşterilerinizle daha hızlı bir şekilde iletişim kurmanızı sağlar. Üstelik müşterileriniz arasında e-Faturaya geçmemiş olanlar için de e-Arşiv fatura oluşturmanız ve göndermeniz mümkündür.
e-Arşiv fatura programı ne işe yarar?
e-Arşiv fatura programı muhasebe birimlerinin iş yükünü hafifleterek daha iyi bir şekilde organize olmasını sağlar. Faturaları arşivlemek için ayıracağınız zamanı ve mekânı, daha iyi bir şekilde yönetmenizi sağlar. e-Arşiv programı ile oluşturulan tüm faturalar, hukuki süreçlerde resmi evrak niteliği taşır. Bu nedenle zorunlu olmayan işletmeler dahi gönüllü olarak e-Arşiv programına dâhil olmayı ister.
e-Arşiv fatura programının sunduğu dijital panel sayesinde dilediğiniz zaman faturanıza ulaşabilir, üzerinde değişiklikler yapabilir ve alıcıya hızlı bir şekilde iletebilirsiniz. Üstelik fatura kesiminde bir yanlışlık yapıldığında da kolaylıkla iptal edebilirsiniz. Bu durum iş sürecini daha iyi ve kontrollü bir şekilde yönetmenizi sağlar.
e-Arşiv fatura programını kullanma avantajları nelerdir?
e-Arşiv programının kullanıcılara sunduğu başlıca avantajlardan biri fatura kesme maliyetini minimuma indirmesidir. Baskı işlemlerini ortadan kaldıran program sayesinde, kırtasiye masrafları ortadan kalkar. e-Arşiv fatura programının kâğıt tüketimini azaltması, binlerce ağacın kesilmesini de engeller. Bu sayede e-Arşiv programına geçiş yapan işletmeler daha çevre dostu bir duruş sergiler.
e-Arşiv programı kullanmanın bir diğer avantajı ise hızlı ve sorgulanabilir olmasıdır. Alışveriş sonrasında pratik bir şekilde fatura oluşturabilir, müşterilerine güvenli yollarla iletebilirsiniz. Üstelik e-Arşiv fatura ile oluşturulan faturaların doğruluğunu tespit etmek de mümkündür. GİB tarafından hazırlanan sorgulama panelini kullanabilir, belgenin geçerli olup olmadığı hakkında bilgi alabilirsiniz.
e-Arşiv fatura programı kullanıcılar için kolay entegrasyon sistemi sunar. Mevcut yazılımınızı değiştirmeden e-Arşiv programına geçiş yapmanız da mümkündür. e-Fatura programına sahip değilseniz öncelikle Gelir İdaresi Başkanlığına başvurmanız gerekir. Aynı zamanda GİB tarafından yetkilendirilen özel entegratör firmalarından da yardım alabilirsiniz. eLOGO, kaliteli hizmet anlayışıyla programa dair pek çok avantajı bir arada sunar. Sisteme kayıt olduktan sonra gerekli adımları inceleyebilir, e-Arşiv programı ile iş yükünüzü hafifletebilirsiniz.
Kaynak: Bülten
