GİB e-Arşiv fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen şartlar kapsamında fatura düzenlenmesine olanak sağlayan sistemdir. Mükellefler, standart uygulama dahilinde GİB e-Arşiv portalına giriş yarak fatura kesebilir. Bunun yanı sıra entegrasyon özelliğinden faydalanarak sisteme halihazırda kullanılan muhasebe programı üzerinden erişim de mümkündür.
GİB e-Arşiv fatura, vergi mükellefi olmayan kullanıcılara fatura düzenlenmesi için kullanılır. Belirli limitlerin aşılması durumunda söz konusu belge, e-Fatura mükellefleri için de düzenlenebilir. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği koşullar kapsamında vergi mükellefi olmayanların 5 bin TL’yi aşan alışverişlerinde e-arşiv fatura düzenlenmesi mecburidir. Vergi mükellefi müşterilere yönelik e-arşiv düzenleme limiti ise 2024 yılı için 6.900 TL’dir.
GİB e-Arşiv fatura düzenlemesi zorunlu mükellefler şu gruplardan oluşur:
Yukarıda sıralanan ve e-Fatura sistemine kayıtlı olanlar dışındaki mükellefler için 2023 hesap dönemi için 500 bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı kazanma koşulu bulunmaktadır.
GİB e Arşiv fatura kullanımı, güvenlik ve insan kaynaklı hata risklerinin mümkün olabilecek en alt seviyeye inmesi anlamına gelir. Zira gerek işletmenin gerekse müşterilerin kritik bilgileri, Gelir İdaresi Başkanlığı kontrolündeki sunucularda tutulur. İşletme sahibi tarafından yetkilendirilen personel, ihtiyaç halinde sistem üzerinden geriye dönük fatura araması yapabilir ve denetlemelerde kullanılmak üzere raporlar oluşturabilir.
GİB e-Arşiv fatura sayesinde elde edilebilecek bir diğer önemli avantaj maliyet tasarrufudur. Faturaların, eskiden olduğu gibi elle yazılmasına veya basılmasına, postaya verilmesine gerek kalmaz. Belge oluşturulduktan sonra dijital ortamda anında alıcısına iletilebilir. Böylece kaybolma riski ortadan kalkar. Mobil cihazlardan kullanım kolaylığı sunan GİB e Arşiv Fatura ayrıca işletmelerin kağıt kullanım miktarının düşmesine imkan tanır.