Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yayınlanan tebliğe göre, kurumların e-Fatura, e-Defter, e-Arşiv ve e-İrsaliye tutmaları zorunlu hale getirilmiştir. İş akışında birbirine bağlantılı olan bu uygulamalardan birini kullanan kurumların, diğer uygulamalardan da faydalanmaları gerekir.
 

e-Defter Nedir?

 
e-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu’na göre kurum ve kuruluşların tutmaları zorunlu olan defterlerin ve dokümanların dijital ortamda tutulduğu ve maliyeye elektronik imzayla sunulduğu bir sistemdir. e-Defter sisteminde tutulan kayıtlar XML dosya biçiminde hazırlanır ve bu şekilde GİB’e gönderilir. 10 milyon TL üzerinde geliri bulunan kişilerin e-defter uygulamasına geçiş yapması zorunlu olup, zorunluluk kapsamı dışında kalan firmaların ise kendi istekleri dahilinde bu sistemden faydalanmaları mümkündür. e-Defter sisteminde, herhangi bir ön muhasebe programına bağlı olmadan tüm muhasebe programlarından kayıtlar toplanarak dijital ortamda kayıtlı dokümanlar oluşturulur.
 

e-Defter kullanmanın şirketler için avantajları nelerdir?

 
e-Defter’in de içinde yer aldığı tüm e-Dönüşüm uygulamalarının temel olarak tek bir amacı vardır. Bu amaç ise devlet tarafından daha hızlı ve güvenilir bir ticari denetim sağmaktır. Devlete sağladığı kolaylıkların yanı sıra e-Defter sisteminin kullanıcı kurumlar için de pek çok faydası bulunmaktadır.

• E-Defter uygulaması gerek ve devlet yetkilileri gerekse kurumlar için süreci hızlandırır.
• e-Defter sisteminden faydalanan kurum ve kuruluşlar, dosyalama yapmak için özel bir zaman harcamasına, dosyaları arşivleyecek özel bir ofise veya arşive gerek duymazlar.
• Güvenlik açısından da son derece önemli olan e-Defter uygulaması, muhasebe programı aracılığıyla saklamaya gerek duymadan güvenle saklayabilirler.
• e-Defter sistemi sayesinde kağıt kullanımı ortadan kalktığı gibi yazıcıdan çıktı alma ve notere onaylatma süreci de ortadan kalkacak ve zamandan tasarruf sağlanacaktır.
• Basım yapmak için kullanılan tüm masraflar ortadan kalkar.
• Dosyalara erişim sağlamak istediğiniz her an ulaşabilir ve inceleme yapabilirsiniz.
• e-Dönüşüm uygulamalarının en önemli faydalarından bir diğeri ise çevre dostu bir sistem üzerine inşa edilmiş olmalarıdır.

 
e-Defter ve diğer e-Dönüşüm uygulamaları süreci hızlandırdığı gibi doğayı korumaya yardımcı olur, baskı sürecini ortadan kaldırır ve operasyonel süreçlerde kurum ve kuruluşlara kolaylık sağlar.